Belasting app voor notaris

Duizenden akten per jaar sturen notarissen naar de Belastingdienst, opdat niemand zijn overdrachts-, erf- of andere belasting ontlope. De akten kwamen lang niet altijd onbezoedeld terug en keerden soms helemaal niet weerom. Die situatie is wel verbeterd. Maar het heen en weer slepen van papier is natuurlijk niet meer van deze tijd. In 2013 gaan fiscus en notariaat proef rijden op de digitale snelweg.

In 2014 zal het verslepen van originele akten op papier naar de Belastingdienst verleden tijd zijn. Eind volgend jaar kunnen de eerste kantoren akten, repertoriumregels en aangiften overdrachtsbelasting insturen met een digitale handtekening vanuit de eigen software. De minuut kan daardoor op kantoor blijven en de koerier wordt overbodig. De volgende stap is dat akte op papier niet langer verplicht is.

 “Onlangs ontving de notaris zijn akten terug van de Belastingdienst in zijn regio. Niet aangetekend, zoals het eigenlijk hoort en ook niet ongeschonden: de stapel akten zat onder de koffievlekken.” Dat staat in een artikel uit Notariaat Magazine  (september 2006) waarin de ergernissen binnen het notariaat over de Belastingdienst worden beschreven. Tot die ergernissen behoren ook dat notarissen hun akten pas laat terugkrijgen, als deze al terugkomen, en dat de notaris moet opdraaien voor de fouten die de Belastingdienst maakt bij het overnemen van de gegevens uit de akten.

Frank Mulder van de Belastingdienst zegt dat de klachten verleden tijd zijn. “De Belastingdienst heeft afgesproken dat ze de akten binnen veertien dagen retourneert. In de meeste gevallen halen we dat ook. Omdat we vrijwel geen achterstanden meer hebben, is alles te overzien en raken wij ook geen stukken meer kwijt.”

Over verdwenen of besmeurde akten wordt inderdaad niet meer geklaagd. Wel vinden notarissen dat de werkzaamheden voor de Belastingdienst omslachtig zijn en veel tijd in beslag nemen.

 

‘LOMPE METHODE’

Notarissen zijn verplicht de originele akten – de “minuten” – ter registratie aan te bieden aan de Belastingdienst. De stukken gaan per aangetekende post of koerier heen en weer. Voordat notarissen de minuten wegsturen, maken zij er veiligheidshalve vaak een pdf-scan van. Aan de minuut hechten zij een papieren voetverklaring, waarin de gegevens staan die van belang zijn voor de heffing van overdrachtsbelasting. En aan het einde van het jaar levert de notaris zijn repertorium in: een groot schrift, waarin wordt bijgehouden wanneer welk soort akte is gepasseerd, met één naam van de betrokken partijen, de datum, de aard van de akte en een repertoriumnummer. Uiteraard houden notarissen dat ook geautomatiseerd bij. Maar de Belastingdienst wil aan de hand van het repertorium controleren of de registratie van de akten compleet is. Dus gaat het grote schrift naar het belastingkantoor.

Al sinds het einde van de jaren negentig wordt geprobeerd om een en ander te digitaliseren. Zonder veel succes. Frank Mulder: “Het is lastig om de verschillende processen uit elkaar te halen.”

Het artikel uit Notariaat Magazine leidt tot kamervragen en brengt de digitaliseringspogingen in een stroomversnelling. De Belastingdienst bedenkt een methode om de akten digitaal aan te leveren en sinds 2008 experimenteren acht notariskantoren hiermee.

Joost Moree (VMV Netwerk Notarissen in Wateringen) is het eerste proefkonijn. Zijn medewerkers maken van de ondertekende minuut een pdf-scan, die wordt voorzien van een ingevuld digitaal aangifteformulier voor de overdrachtsbelasting. Beide documenten versturen zij via beveiligde e-mail naar de Belastingdienst, waar de zending op een stand-alone pc binnenkomt. De medewerkers van de Belastingdienst lopen met een USB-stick naar deze pc om de documenten te kopiëren en typen de gegevens vervolgens over in de eigen computer.

Hoewel de minuten bij deze methode veilig in de kluis van de notaris blijven, kost het zowel de notaris als de Belastingdienst veel tijd. Joost Moree: “Per akte zijn wij bijna een kwartier kwijt en het is zulk vervelend werk dat wij dit hebben verspreid over twee medewerkers. De aanlevering van de akte verloopt weliswaar digitaal, maar het proces is niet geautomatiseerd. Daarom noem ik het de lompe methode.”

 

REGIE KNB

Van eerder automatiseringsprocessen met ketenpartners heeft de KNB geleerd dat je bij dergelijke processen maar het best zelf de regie in handen kunt nemen. De zogenoemde style sheets, waarin de notaris de kern van de transport- en hypotheekakten samenvat, ervaren notarissen nogal eens als een onvriendelijk keurslijf.

Hans-Willem Heetebrij (Wassink & Vermeulen in Epe): “Het Kadaster wil gegevens van ons krijgen en bepaalt vervolgens hoe wij ze moeten aanleveren. Dat is de omgekeerde wereld.” Heetebrij juicht het daarom toe dat de KNB de automatisering naar zich toe heeft getrokken.

KNB-beleidsmedewerker Jolanda Storm, KNB-ICT-medewerker Michel Dörr en automatiseerder Sander Wijngaarden van de Davinci Groep hebben in overleg met een projectgroep van de Belastingdienst en een klankbordgroep van notariskantoren een systeem ontworpen dat de notaris alleen maar voordelen moet opleveren.

In het Platform Elektronische Communicatie heeft de KNB al een beveiligd communicatiekanaal, waarmee notarissen bijvoorbeeld informatie opvragen uit de gemeentelijke basisadministratie (GBA), uit het verificatie- en identificatiesysteem (VIS) en het centraal testamentenregister (CTR). Het CTR wordt sinds enkele jaren door de KNB zelf onderhouden. Dat gaat nu ook gebeuren met het centraal digitaal repertorium (CDR). Notarissen sturen de kerngegevens uit hun repertorium voortaan digitaal en geautomatiseerd naar het CDR. Het KNB zorgt er vervolgens voor dat deze gegevens terechtkomen bij de Belastingdienst.

Met de repertoriumregels kunnen de notarissen meteen de bijbehorende akten meesturen. Deze akten hoeven niet eerst te worden geprint, ondertekend en gescand. De notaris kan rechtstreeks uit de computer een afschrift naar het CDR sturen en daarbij kunnen de akten hun originele vorm behouden. De enige voorwaarde is dat de notaris de akten in een pdf-formaat aanlevert, zodat de Belastingdienst de teksten automatisch kan lezen en doorzoeken. Daarmee komt een einde aan het handmatig scannen van akten. Voor het verzenden moet een digitale handtekening worden gezet. Het token dat daarvoor nodig is, hebben notarissen al: het is dezelfde USB-stick of smartcard die gebruikt wordt voor de aanlevering van akten aan het Kadaster.

 

BESPAREN

Het systeem zal zo worden gebouwd dat notarissen vanuit hun eigen software meteen kunnen aanvinken of zij aangifte overdrachtsbelasting willen doen. Zo ja, dan vult de notaris het bedrag van de transactie in en geeft daarbij aan of er ook roerende zaken bij betrokken zijn. Verder geeft de notaris aan of hij/zij wel/niet een beroep doet op de vrijstelling. De rest van de informatie haalt de Belastingdienst zelf, grotendeels geautomatiseerd, uit de akten.

De leveranciers van notariële software hebben al aangegeven dat zij de nieuwe processen graag verwerken in hun pakketten. Als het systeem straks dus draait, kan de notaris met een paar handelingen de repertoriuminformatie versturen en er desgewenst de aangifte overdrachtsbelasting en de akte bijvoegen. Als de notaris de repertoriumregel verzendt, heeft deze nog enkele dagen om de rest in te sturen. Zodra het trio compleet is, stuurt de KNB de gegevens door naar de Belastingdienst.

De ontwikkelingskosten van het systeem komen voor rekening van de Belastingdienst. Die kan immers flink bezuinigen op personeel nu de KNB de registratietaak overneemt en de Belastingdienst de aangeleverde akten automatisch kan lezen. De notaris kan zich zowel de tijdrovende scan-werkzaamheden besparen als de prijs van de koerier of aangetekende post.

 

TESTKANTOREN GEVRAAGD

De leveranciers van notariële software zijn al bezig hun software aan te passen, zodat de notaris de Belastingdienst straks kan bedienen met minimale inspanningen. De KNB bouwt momenteel de webservice, die aansluit op de software en werkt aan een webapp voor de kantoren die niet werken met de notariële softwarepakketten.

Volgens planning zullen de testkantoren in oktober 2013 met de eerste versie kunnen gaan werken. Als alles naar tevredenheid draait, worden de eerste kantoren in januari 2014 op het systeem aangesloten. De laatste kantoren volgen medio 2014, zodat vanaf dat moment geen enkele papieren akte meer heen en weer gaat.

Joost Moree: “Ik zal blij zijn als de akte het pand niet meer hoeft te verlaten. Het succes staat of valt met het hoe gebruikersvriendelijk de applicatie wordt ingebouwd in de standaardsoftware.”

De KNB is nog op zoek naar kantoren die het systeem als eerste willen testen. KNB-bestuurslid Sander Smits, die tevens voorzitter is van de stichting Elektronische Communicatie Hypotheken (ECH), onderstreept het belang daarvan: “Zorg dat je erbij bent. Daardoor kun je de vormgeving van het systeem en de softwarepakketten beïnvloeden. Het is ook belangrijk dat mensen uit de praktijk eventuele bezwaren onderkennen en signaleren.”

 

CORRECTIES EN BIJLAGEN

De vooruitzichten stemmen tot tevredenheid. Hans-Willem Heetebrij: “Het werd hoog tijd, het was niet meer van deze tijd om een en ander per post te versturen. En het is mooi dat de KNB de digitale aangifte van de overdrachtsbelasting erbij heeft weten te regelen.”

Maar Sef Schmitz (Limes Netwerk Notarissen in Nieuwkoop), die net als Joost Moree en Hans-Willem Heetebrij lid is van de klankbordgroep, staat gereserveerd tegenover digitalisering. Schmitz heeft de laatste bijeenkomst van de klankbordgroep gemist en is daarom niet op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen. Hij stelt de kritische vragen, die wellicht ook rondspoken in het hoofd van andere notarissen.

Sef Schmitz: “Kun je nog wel correcties aanbrengen in het digitale repertorium?”

Ja, dat kan, maar niet ongezien, want er wordt een log bijgehouden van wie wanneer

iets verandert. Schmitz is blij dat hij bij de gegevens kan en juicht het toe dat de Belastingdienst de kosten betaalt, dat er geen extra werkzaamheden meer nodig zijn en de notaris het afschrift in het bestaande formaat kan aanleveren. “Maar hoe zit het met de bijlagen? Moet je die bij de akten voegen? En hoe weet je dan zeker dat de digitale versie overeenstemt met de originele versie die in de kluis ligt?”

Sander Wijngaarden: “Bijlagen worden straks niet meer meegestuurd. De notaris moet bij het digitale afschrift alleen aangeven hoeveel bijlagen, annexen, er zijn. Meer niet.”

 

DIGITALE AKTE

Sef Schmitz: “Ik ben niet van het papierloze kantoor, mijn bureau ligt vol met papier. Papier is minder vluchtig dan bits en bytes en op papier kun je gemakkelijker controleren of er nog fouten in de akte staan en of de medewerker de juiste versie van de akte heeft klaar gezet om te versturen. Bij een dossier met tweehonderd documenten en verschillende versies van de akte kan dat soms moeilijk te zien zijn. Natuurlijk moet je goede procedures hebben en die naleven. Maar in de haast, kun je wel eens iets vergeten. Verder denk ik wel dat dit een hanteerbaar systeem is.”

Terwijl Schmitz weinig moet hebben van de digitale akte zijn Heetebrij, Moree, Mulder, Dörr, Wijngaarden en Smits ervan overtuigd dat het centraal digitaal repertorium deze een stap dichterbij brengt. Sander Smits: “Ik sluit niet uit dat het over tien á vijf jaar gedaan is met de verplichte akte op papier.”