Hier rust hij verder? Welnee!

Een beter bestuur begint bij de ambtenaar, schrijven ambtenaren Ronald Derks en Bas van Leeuwen in De ideale ambtenaar. Het boek is een handreiking aan ambtenaren die op zoek zijn naar de juiste mix van bureaucraat, ondernemer en verbinder.

Hoe ziet De ideale ambtenaar eruit?
Ronald Derks: ‘Die bestaat niet. Maar je kunt ook zeggen dat er in potentie 100 duizenden zijn. Wij hebben geen blauwdruk willen neerleggen. Je moet als ambtenaar schakelen tussen verschillende rollen. Daarvoor moet je weten wat jouw voorkeursstijl is en die van jouw omgeving.’

Vroeger was jouw kostje gekocht als ambtenaar en had je zekerheid tot aan het graf…
Ronald Derks: ‘Dat cliché is volledig achterhaald. Mijn opa grapt: “Als Ronald naar zijn werk gaat, gaat-ie uitrusten. En op zijn grafzerk komt te staan: Hier rust hij verder.” Maar als mijn opa hoort hoe dynamisch en veeleisend het werk is dan is hij onder de indruk.’

Jullie hebben 150 jaar bestuurskundige geschiedenis vertaald in een model met drie stereotypen: eerst was er de bureaucraat, daarna de ondernemer en nu de verbinder. Zijn de bureaucraat en de ondernemende ambtenaar passé?Ronald Derks: ‘Door de tijd heen is de benadering veranderd. Moest een bureaucraat volgens Max Weber de regels en procedures netjes volgen, daarna moest de ambtenaar volgens het new public management een ondernemer zijn. En een ondernemer ziet de burger als klant en zegt: afspraak is afspraak. Tegenwoordig vraagt de verbinder zich af wat maatschappelijke meerwaarde oplevert en moet een besluit of maatregel kunnen worden uitgelegd aan de samenleving.’
Bas van Leeuwen: ‘De bureacraat is geen verleden tijd. Het hangt af van de taak. Een archivaris in een bibliotheek zal de procedures moeten volgen, maar moet ook klantgericht zijn, zoals de ondernemer. Anders duurt het te lang. En om te communiceren met de klant moet die ook iets hebben van een verbinder. Je hebt per taak, rol of situatie een andere mix nodig.’

Geldt dat ook voor de organisatie?
Bas van Leeuwen: ‘Ja. Ik vergelijk dat met wat ze in de aardrijkskundeles sedimentatie noemen: de organisatie is net als de aarde opgebouwd uit verschillende lagen. Het begon met bureaucratie, toen met ondernemen. Daar is dus verbinden bovenop gekomen, omdat de wereld veel sneller verandert, de burger steeds mondiger is geworden en je als overheid moet samenwerken met de burger en marktpartijen. Maar de kernwaarde en de basis van de organisatie zou nog steeds bureaucratie moeten zijn.’

Jullie geven ook workshops aan ambtenaren…
Bas van Leeuwen: ‘Ja. Daar bespreken we bijvoorbeeld een casus met hangjongeren. De bureaucraat zegt dat je volgens de regels moet handhaven. De ondernemend ambtenaar zet voor 5000 euro een zeecontainer neer aan de rand van de wijk, zodat de jongeren daar gaan hangen. Dat is veel goedkoper dan handhaven. De verbinder laat de jongeren boodschappen doen voor ouderen.’

Je kunt ook té ondernemend zijn. In de tv-serie Harkum boekt het zoontje van de gemeentesecretaris door speculatie 700 miljoen winst voor de gemeente. De gemeente krijgt het geld niet op en de burgemeester verzint een plan om het overschot niet te hoeven inleveren: de eerste gemeente in de ruimte! Welke rol past het Hoofd Financiën?
Bas van Leeuwen: ‘Die moet zeggen: het bestuur kan dit wel willen, maar is dit wel doelmatig?’
Ronald Derks: ‘Het is natuurlijk een parodie, zo’n extreme situatie komt niet veel voor.’
Bas van Leeuwen: ‘Hoewel er genoeg decentrale overheden zijn die het tegenovergestelde hebben meegemaakt met renteswaps en verliesverdubbelaars. Maar soms heb je iemand nodig die ondernemend is. Kijk naar Bilbao. Daar is een creatieve ambtenaar op het idee gekomen om het Guggenheim binnen te halen. Daarvoor had bij wijze van spreken nooit iemand van Bilbao gehoord.’

Kan een bureaucraat een verbinder worden?
Ronald Derks: ‘Ik ben van nature meer verbinder en ondernemer, maar heb in de loop der tijd meer begrip gekregen voor de bureaucratie. Je neemt je persoonlijkheid mee als ambtenaar, maar mensen kunnen leren – tot een zekere grens. Ambtenaren werken bijna altijd in een team en bij de samenstelling kun je rekening houden met iemands voorkeuren.’

Veel belastingambtenaren, zo leert de toeslagenaffaire, kunnen de omslag van heffen naar uitbetalen niet maken…
Bas van Leeuwen: ‘Ik heb begrepen dat de ambtelijke top de cultuur van de organisatie niet heeft kunnen veranderen.’
Ronald Derks: ‘Op individueel niveau speelt het vaak bij herplaatsing. Aan de hand van de drie ideaaltypen kun je zien wat je mist. Dat geldt ook voor de leidinggevende.’

Wat moet die doen en laten?
Bas van Leeuwen: ‘Een stip aan de horizon zetten. Brede kaders uitzetten, waarbinnen de ambtenaren moeten kleuren. En verder op zijn handen zitten, zodat ambtenaren de ruimte hebben.’
Ronald Derks: ‘Leidinggevenden hebben soms de neiging om zichzelf te overschatten en te denken dat zij alles weten en een inspirator moeten zijn. Maar mensen kunnen elkaar ook leren en inspireren of je laat een keer iemand van buiten komen. Je moet als leidinggevende wel kaders aangeven, want zonder grenzen geen vrijheid.’

Kunnen functieprofielen op de mesthoop?
Ronald Derks: ‘Ik denk het niet, maar ze kunnen niet alles omvatten.’
Bas van Leeuwen: ‘Je kunt ook in een wervingsfilmpje laten zien: dit is wat we doen.’

Heb je het dan niet over de functieomschrijving?
Bas van Leeuwen: ‘Nee, dat is een arbeidsrechtelijk begrip, dat hoort bij de functiewaardering en het functiehuis. De P&O-manager voert ook geen functioneringsgesprekken meer – het heet nu “goed gesprek” of “ontwikkelingsgesprek”.’

Mag een ambtenaar het pootje lichten van de populistische bestuurder om hogere waarden te beschermen?
Ronald Derks: ‘Er zit een waardeoordeel in populistisch. Als ambtenaar en adviseur van de bestuurder mag je jouw politieke opvattingen niet meenemen. Je moet de bestuurder wel de informatie geven die hij nodig heeft voor een beslissing en wijzen op de consequenties van bepaalde keuzen.’

Moet je altijd loyaal zijn aan de bestuurder en deze dekken en beschermen?
Bas van Leeuwen: ‘Nee. Je moet de bestuurder dienen, niet bedienen.’
Ronald Derks en Bas van Leeuwen: De ideale ambtenaar, inzichten voor de professional in de publieke sector.

Dit interview verscheen bij Managementboek.nl